BAB V TEKNIK PENGUMPULAN DATA

BAB V

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

A.    WAWANCARA

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang digunakan untuk lebih mendalami responden secara spesifik yang dapat dilakukan dengan tatap muka ataupun komuikasi menggunakan alat bantu komunikasi. Sugiyono (2013:194) mengemukakan wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur. Dengan penjelasan :

Wawancara Terstruktur  digunakan teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dalam melakukan wawancara, selain membawa instrument sebagai pedoman untuk wawancara, maka pengumpul data juga dapat menggunakan alat bantu seperti tape recorder, gambar, brosur dan material lain yang dapat membantu pelaksanaan wawancara menjadi lancar.

Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.

Lima langkah persiapan wawancara :

1.      Membaca materi latar belakang

Bacalah informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan  organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website perusahaan. Laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan tentang organisasi kepada publik. 

2.      Menetapkan tujuan wawancara

Gunakan informasi latar belakangyang Anda kumpulan serta  pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara. Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda tanyakan. Area tersebut meliputi  sumber-sumber informasi, format  informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuat keputusan.

3.      Memutuskan siapa yang diwawancarai

Saat memutusakan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orangorang terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bisa  dipengaruhi sistem. 

4.      Menyiapkan orang yang diwawancarai

Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau  menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam. 

5.      Menentukan jenis dan struktur pertanyaan

Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara. Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara : 

a)      Pertanyaan Terbuka (Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons.Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.

Beberapa contoh pertanyaan terbuka :

-  Bagaimana pendapat Anda tentangkondisi bisnis ke bisnis ecommerce di peusahaan Anda ?

-  Apa tujuan terpenting departemen Anda ?

-  Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut  akhirnya diproses ?

-  Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?

-  Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ? 

b)      Pertanyaan Tertutup (Close – Ended)

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.

Beberapa contoh pertanyaan tertutup :

-  Berapa lama dalam seminggu gudanginformasi proyek diperbaharui?

-  Rata-rata berapa kali panggilan yangditerima pusat panggilan setiap  bulannya ?

-  Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling  bermanfaat menurut Anda Formulir keluhan konsumen

Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website

Interaksi tatap muka dengan konsumen

Barang yang dikembalikan konsumen

-  Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.

-  Siapa yang menerima masukan ini ?

Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan :

-  Adakah Anda menggunakan web untukmenampilkan informasi bagi  vendor ?

-  Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?

-  Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan ?

Struktur-struktur pertanyaan :

a)      Struktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini,penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.

Contoh :

-  Bagaimana masalah yang Andaalami dengan firewall ?

-  Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?

-  Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ?

-  Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data terhadap pentingya akses internet ?

b)      Struktur Corong

Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaanumum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaanpertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.

Contoh :

-  Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?

-  Departeman mana yang akanmengimplemantasikannya ?

-  Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?

-  Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?

c)      Struktur Berbentuk Wajik

Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik.

Contoh :

-  Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan  website secara gratis seperti yang Anda gunakan.

-  Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di website untuk layanan ini.

-  Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang Webmaster.

-  Sebutkan dua item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini.

-  Apakah “cookies” merupakan suatu cara yang lebih baik untuk mengukur penggunaan tampilan situs ? 

Kelebihan teknik wawancara :

Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebasa dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan.

 Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaanpertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang. 

Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai. 

Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kekurangan teknik wawancara :

Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya.  

Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia. 

Wawancara tidak selalu tepat untukkondisi-kondisi tenpat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan rmai. 

Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

JOINT APPLICATION DESIGN (JAD)

Pendekatan altrenatif untuk mewawancarai pengguna satu demi satu disebut JAD, yang dikembangkan oleh IBM. Latar belakang digunakannya.

JAD adalah untuk :

-  menyingkat waktu (sekaligus biaya)yang diperlukan dalam wawancara

-  meningkatkan mutu hasil informasi yang diperoleh

-  menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna dengan sistem informasi baru sebagai hasil proses-proses yang partisipatif. JAD memerlukan beberapa keahlian  khusus dari penganalisis serta kemampuan dan komitmen penuh dari pihak organisasi dan pengguna yang menggunakan pendekatan ini. Dalam situasi-situasi tertentu, JAD dapat menjadi sangat efektif dan dapat dianggap sebagai alternatif untuk beberapa metode tradisional yang digunakan untuk menganalisis sistem. 

Sesi JAD terdiri dari berbagai partisipan :

-  Penganalisis

Sedikitnya satu penganalisis harus ada, namun biasanya penganalisis berperan pasif, tidak seperti wawancara tradisonal dimana penganalis mengontrol interkasi. 

-  Pengguna

Delapan sampai dua belas penggunadapat dipilih dari berbagai tingkatan agar berpartisipasi dalam sesi JAD. Cobalah memilih pengguna di atas level bagaian administrasi yang dapat menyatakan informasi apa yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka serta apa yang mereka harapkan dari sistem yang baru. 

-  Pihak eksekutif

Pemimpin sesi tidak harus seorang ahli dalam menganalisis dan mendesain sistem, melainkan seseorang yang memiliki kemampuan berkomunikasi yang mengagumkan untuk memfasilitasi interaksi secara tepat. Pertimbangkan seorang anggota departemen pelatihan yang

bertindak sebagai pemimpin sesi.

-  Pengamat

Sesi JAD harus pula mencakup satu atau dua pengamat yang dapat berupa penganalisis atau ahli-ahli teknik dari area fungsional lainnya agar dapat memberi penjelasan teknis dan saran-saran kepada kelompok selama sesi berlangsung 

-  Notulen

Seorang notulen atau penulis dari departemen SI dapat menyertai sesisesi JAD dan bertugas menulis segala sesuatu yang dilakukan. Pastikan bahwa penulis tersebut menerbitkan rekaman hasil-hasil JAD segera sesudah kelompok mengadakan pertemuan. Pertimbangkan memilih penulis kedua dari departemen pengguna. Kondisi-kondisi yang mendukung penggunaan JAD Berikut ini sejumlah kondisi yang membantu Anda memutuskan menggunakan JAD. Pertimbangkan untuk menggunakan JAD bila :

Kelompok pengguna gelisah dan menginginkan sesuatu yang baru, bukan solusi standar untuk suatu masalah khusus. 

Budaya organisasi mendukung perilaku penyelesaian masalah bersama antar pegawai dari level yang berbeda-beda. 

Penganalisis memprediksi bahwa jumlah ide-ide yang dapat dihasilkan melalui wawancara empat-mata tidak sebanyak ide yang dihasilkan dari perluasan pengamatan kelompok. 

Workfloworganisasi memungkinkan ketiadaan personil kunci selama waktu dua sampai empat hari.

Kelebihan penggunaan JAD untuk menjalankan wawancara  tradisional :

Menghemat waktu wawancara tradisional empat-mata. 

Memungkinkan perkembangan yang cepat. Pada wawancara pengguna tidak dapat dijalankan secara bertahap selama beberapa minggu atau bulan,perkembangan bisa berlanjut jauh lebih cepat. 

Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi. Sebagai penganalisis, kita selalu berusaha melibatkan pengguna dan mendorong pengguna mengambil lebih dulu kepemilikan sistem yang kita rancang. 

Pengembangan desain yang kreatif.

Kekurangan JAD :

JAD membutuhkan komitmen waktu sepenuhnya dari 18 sampai 20 partisipan. 

Jika persiapan setiap sesi JAD tidak cukup memadai, atau bila laporan tindak lanjut serta dokumentasi untukspesifikasi-spesifikasi tertentu tidak lengkap. Sehingga hal-hal yang berhubungan dengan desain menjadi kurang begitu memuaskan. 

Keahlian-keahlian organisasi dan budaya organisasi yang diperlukan tidak cukup dapat dikembangkan sehingga memungkinkan upaya-upaya bersama yang lebih produktif dalam menyusun JAD.

Prosedur dalam melakukan wawancara

a)      Mempersiap wawancara

1.      Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.

2.      Utarakan maksud dari wawancara.

3.      Aturlah waktu yang paling tepat supaya tidak menggangu kerja dari orang yang diwawancarai.

4.      Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancar yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda.

5.      Buatlah suatu panduan wawancara ( interview guide ) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Interview guide adalah daftar pengecekan ( checklist ) dari pertanyaan – pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

b)      Melakukan wawancara

1.      Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.

2.      Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungan dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.

3.      Menjelaskan peranan – peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.

4.      Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.

5.      Mintalah pendapat – pendapat atau ide – ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.

6.      Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman – rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal – hal yang tidak sesuai.

7.      Ucapkan terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.

B.     OBSERVASI

Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai cirri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga pada obyek-obyek alam yang lain. Dari proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi participant observation(observasi berperan serta) dan non participant observation.

1)      Observasi Berperanserta (participant observation), dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian.

2)      Observasi Nonpartisipan, kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati, maka dalam observasi nonpertisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengmat independen .

Selanjutnya dari segi instrumentasi yang digunakan, maka obervasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan observasi tidak terstruktur.

1)      Observasi Terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, kapan dan di mana tempatnya.

2)      Observasi Tidak Terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi.

Unsur-unsur ini meliputi :

a.       Lokasi kantor

b.      Penempatan meja pembuat keputusan

c.       Alat tulis kantor

d.      Properti seperti komputer dan kalkulator

e.       Jurnal dagang dan koran

f.       Pencahayaan dan warna

g.      Cara berpakaian oleh pembuat keputusan 

Kelebihan teknik observasi :

Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi. 

Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, penganalisis dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.  

Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik perlatan, penerangan, gangguan suara, dsb.

Kekurangan teknik observasi :

Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya. 

Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan. 

Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan. 

Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

a.       Petunjuk melakukan observasi

Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan :

1.    Rencanakan terlebih dahulu obsevasi yang akan dilakukan, meliputi :

-       Apa yang akan diobservasi,

-       Dimana letak lokasi observasi,

-       Kapan observasi akan dilakukan,

-       Siapa yang melaksanakan observasi ini,

-       Siapa yang akan diobservasi,

-       Bagaimana melaksanakan observasi ini.

2.    Minta ijin terlebih dahulu dari manajer atau pegawai-pegawai yang terlibat

3.    Bertindaklah dengan rendah hati (low profile)

4.    Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung

5.    Kaji=ulanglah hasil obsevasi dengan individu-individu yang terlibat

C.    QUISIONER

Kuesioner (angket) merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberri seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Ada pula prinsip penulisan angket :

1)      Isi dan tujuan pertanyaan

2)      Bahasa yang digunakan

3)      Tipe dan bentuk pertanyaan

4)      Pertanyaan tidak mendua

5)      Tidak menanyakan yang sudah lupa

6)      Pertanyaan tidak menggiring

7)      Panjang pertanyaan

                               I.            Tipe dari daftar pertanyaan

Ada dua macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas ( free format ) dan format pasti (fixed format ). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1.      Daftar Pertanyaan Format Bebas : berisi dengan pertanyaan- pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan.

2.      Format Pasti : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pastidengan memilih jawaban tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk di tabulasi dan di isi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

a.         Check-off  questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.

b.        Yes/No Questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab ‘ya’ atau ‘tidak’.

c.         Opinion/choice questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

                            II.            Petunjuk Membuat Daftar Pertanyaan

1.      Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang ingin dikumpulkan.

2.      Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.

3.      Tuliskan pertanyaan pertanyaan yang akan diajukan.

4.      Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlbih dahulu.

5.      Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.

Kelebihan teknik kuesioner :

Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar. 

Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner  dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang. 

Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak. 

Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kekurangan teknik kuesioner :

Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati. 

Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya. 

Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan obeservasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sampel 

Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.